Démêler les déductions pour un bureau à domicile

Tout d’abord, un bureau à domicile peut être utilisé dans le cadre d’une entreprise administrée par un individu, une société de personnes ou une société par actions.Le principe de base est que les dépenses déductibles sont calculées sur une base «raisonnable», en fonction par exemple du ratio de l’espace occupé par le bureau sur la superficie totale du domicile et du temps consacré au travail.

Par exemple, un contribuable qui occupe son bureau, dont la superficie correspond à 25 % de la superficie totale de son domicile, à 80 % aux fins d’affaires pourrait considérer 20 % (25 % x 80 %) de ses dépenses de domicile comme frais de bureau admissibles.

Ainsi, lorsqu’une dépense a trait exclusivement au bureau, elle peut être entièrement déductible au lieu d’être assujettie à ce pourcentage. Inversement, lorsqu’une dépense n’a aucun rapport avec le bureau, elle n’est pas déductible.

Employé

Si le contribuable est un employé, il doit être tenu, par contrat de travail, de payer ses frais de bureau – les formulaires T-2200 au fédéral et TP-64.3 au Québec doivent aussi être remplis. Ces frais ne doivent évidemment pas être remboursés par l’employeur. Afin d’être considéré comme bureau à domicile, l’espace de travail occupé par l’employé doit remplir l’un des deux critères suivants en vertu du paragraphe 8(13) de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) :

Il doit constituer le principal lieu d’emploi du particulier. Les autorités considèrent qu’une occupation à 50 % ou plus du temps de travail satisfait cette exigence.

Il ne doit être utilisé que pour gagner le revenu d’emploi et rencontrer des clients ou d’autres personnes reliées au travail sur une base régulière et continue. Dans ce cas, il est évident que le pourcentage d’utilisation du bureau aux fins d’affaires ne peut être autre que 100 %.

Les dépenses admissibles comprennent notamment le coût des services publics (électricité, chauffage, eau, gaz), des produits de nettoyage, des fournitures (papeterie, ampoules, etc.), des réparations mineures, de l’entretien (gazon, déneigement si justifié à cause de rencontres) et des télécommunications. À moins qu’une ligne téléphonique ou une connexion Internet soit consacrée au travail, les frais mensuels n’en sont pas déductibles. Autrement dit, les frais déductibles sont consti- tués des frais engendrés par le travail du contribuable et qu’il ne paierait pas autrement.

L’impôt foncier (taxes municipales et scolaires) pour les propriétaires ainsi que les primes d’assurance-habitation ne peuvent être considérés que si l’employé est un vendeur à commission. Un employé ne peut jamais déduire les intérêts sur le prêt hypothécaire et l’amortissement. Si le domicile est loué, le loyer est considéré dans le calcul des dépenses déductibles.

Au Québec, le montant des dépenses relatives aux éléments suivants, si elles ne servent pas principalement à des fins d’affaires, doit être divisé en deux avant d’attribuer la proportion déductible :

1. Dépenses relatives à l’entretien et aux réparations communes à toute la résidence ;

2. Loyer ;

3. Assurance ;

4. Impôt foncier.

Les autres catégories de dépenses peuvent être considérées en totalité.

Tant au fédéral qu’au Québec, ces dépenses ne peuvent créer ou augmenter une perte sur le revenu d’emploi. Cela signifie que ces dépenses ne doivent pas excéder le revenu d’emploi calculé avant de tenir compte de celles-ci. Si tel est le cas, elles doivent être reportées aux années ultérieures dans la mesure où l’employé travaille encore pour le même employeur.

Travailleur autonome ou société de personnes

Dans le cas des entreprises exploitées individuellement ou par l’intermédiaire d’une société de personnes, les mêmes exigen-ces – appliquées à une entreprise au lieu d’un emploi – sont requi-ses pour établir la définition de «bureau à domicile», cette fois en vertu du paragraphe 18(12) de la LIR.

De plus, les mêmes dépenses que celles des employés sont admissibles. Deux ajouts importants sont cependant permis : le montant des intérêts sur un prêt hypothécaire et l’amortissement du bâtiment.

Rappelons que si une déduction pour amortissement (DPA) est demandée, il s’ensuit possiblement une récupération de cet amortissement ainsi qu’une certaine exclusion de l’exonération de gain en capital sur résidence principale au moment de la disposition de l’immeuble. Il est donc rare qu’il soit judicieux de demander la DPA.

S’il s’agit d’une société de personnes, les dépenses doivent être considérées au niveau de la société avant que les revenus soient attribués aux associés.

Société par actions

Les sociétés par actions ne sont pas assujetties aux restrictions touchant les particuliers. La société remboursera ainsi à l’actionnaire les dépenses encourues par ce dernier sans que les exigences de définition de «bureau à domicile» aient à être rencontrées.

Dans ce cas, les dépenses sont déductibles pour la société et non imposables pour l’actionnaire.

Voilà. Bien que les instructions qui précèdent soient très détaillées, il existe malgré tout des zones grises qui font qu’il est préférable pour votre client de rencontrer un spécialiste de la question. Cela assombrira peut-être un peu la vision trop rose qu’il pourrait être tenté d’avoir en lamatière…